Distrugere documente – distrugere arhiva

Intr-un business, una dintre cele mai importante etape, este cea de colectare si distrugere documente de arhiva. Desi tehnologia a evoluat, si majoritatea opteaza pentru arhivarea documentelor in format electronic, foarte multe societati inca folosesc suportul de hartie pentru stocarea informatiei, un important motiv fiind acela al legislatiei. In acest caz, responsabilitatea este majora si trebuie respectate cateva reguli. 

Distrugere documente arhiva Bucuresti

In primul rand, conform legislatiei in vigoare, arhivarea documentelor cu continut sensibil se face intr-un mediu controlat, iar atunci cand depasesc termenul legal de pastrare, partea de distrugere securizata documente arhiva, devine cel mai important proces.

Ce reprezinta procesul de distrugere documente arhiva?

Partea de distrugere securizata de documente arhiva reprezinta procesul prin care documentele arhivate care au depasit termenul legal de pastrare sunt distruse. Aceasta actiune este savarsita, de regula, de o firma contractata care ofera astfel de servicii. Distrugerea documentelor se realizeaza cu un utilaj care marunteste maculatura. Dupa maruntire, pentru a respecta legislatia, deseurile rezultate sunt reciclate.

La finalul procesului, se elibereaza un certificat de distrugere a documentelor. 

Procesul de colectare si distrugere securizata documente arhiva – reguli si exceptii

Inainte de a aborda subiectul de distrugere a documentelor arhivate, trebuie sa cunoastem scopul arhivarii si cateva reguli in ceea ce priveste partea de arhivare a documentelor financiar-contabile. 

Colectare hartie Bucuresti

Scopul principal al arhivarii documentelor:

• dovada fizica a tuturor activitatilor unei entitati privind o perioada trecuta;
• acces rapid la una sau mai multe informatii;
• dovada fizica in cazul unei inspectii;
• proba in justitie.

Fiindca toate documentele fac parte din patrimoniul fiecarei organizatii, arhivarea acestora cat si pastrarea lor pentru o anumita durata de timp se face conform legislatiei in vigoare privind documentele financiar-contabile. Fiecare societate comerciala este obligata sa pastreze toate documentele justicative economico-financiare pana la data de expirare reglementata de lege.

Asadar, pentru o functionare optima, serviciile externalizate de arhivare a documentelor este solutia cea mai eficienta si sigura oferind acces rapid la documentele preluate.

Arhivarea si ordonarea documentelor se face conform legislatiei in vigoare, pe dosare numerotate, cronologic iar in functie de activitatea organizatiei, se pot clasifica si alfabetic. Aceasta clasificare cronologica este obligatorie pentru a putea fi usor de identificat documentele cu termen de pastrare expirat.

Dupa ordonarea documentelor,  acestea trebuie reunite pentru o manipulare mai usoara. Acest lucru se realizeaza prin legare in coperti de carton iar limita este de 250-300 de file. 

Pentru o evidenta clara a numarului documentelor arhivate, fiecare fila din dosar este numerotata in coltul din dreapta sus iar numarul total al filelor din dosar se trece pe coperta din spate in interior. 

Pe cotorul dosarului trebuie mentionate: numele entitatii, numarul de dosar, anul,volumul si data de pastrare. 

Legea arhivarii stabileste pastrarea sau eliminarea definitiva a documentelor in functie de natura acestora.

Documentele financiar-contabile au termene diferite de pastrare: 5 ani, 10 ani si 50 de ani.

Documentele care trebuie pastrate pentru o perioada de 5 ani:

• bonuri de consum;
• liste de inventariere;
• fisa de magazie;
• chitante;
• deconturi;
• angajamente de plata;
• nota de creditare;
• nota de recceptie;
• nota de transfer;
• decizie de imputare.

Documente care trebuie pastrate pentru o perioada de 10 ani:

• registrele contabile.

Documentele care trebuie pastrate pentru o perioada mai mare de 10 ani:

• statele de plata salarii.

Colectare si distrugere documente arhiva

Tinand cont ca traim intr-un mediu de afaceri care se adapteaza in mod constant la tehnologia informatiei, arhivarea documentelor in format electronic este o solutie adoptata de multe entitati. 

Arhivarea electronica a documentelor presupune scanarea celor pe suport de hartie, aceasta actiune se realizeaza de catre o echipa specializata care mai intai indeprateaza toate impuritatile precum capse metalice, agrafe, folii, pentru a scana fisierele cu usurinta si pentru a pastra integritatea acestora. In cazul in care exista documente care nu se pot scana fiindca sunt degradate, se trimit la specialisti pentru a fi restaurate.

Dupa scanarea sau captura digitala a documentelor, informatiile scanate sunt trimise pe diverse suporturi de stocare pentru accesarea online in mod sigur.

Fie ca este vorba de documentele arhivate pe suport de hartie sau despre cele pastrate electronic, atunci cand vine vorba de eliminarea informatiilor care au depasit termenul legal de pastrare, intervine partea de distrugere securizata documente arhiva care trebuie realizata in mod corect si confidential.

In ceea ce priveste distrugerea documentelor pe suport de hartie, trebuie luata in considerare si partea ecologica, si anume, reciclarea deseurilor rezultate in urma eliminarii informatiilor. 

Dupa distrugerea documentelor, firmele contractate au posibilitatea sa emita un certificat de eliminare a informatiilor. Mai mult atat, acestora le revine si angajamentul de a preda deseurile rezultate catre un reciclator autorizat.

Distrugere securizata documente arhiva si reciclarea deseurilor rezultate

Reglementarile legale privind partea de distrugere securizata documente arhiva includ si managementul deseurilor rezultate dupa eliminarea informatiilor de pe suportul de hartie.

Arhivarea documentelor si eliminarea acestora trebuie facuta in conditii care sa tina cont de legislatia in vigoare privind reciclarea deseurilor de hartie.

Legislatia contine un obiectiv clar in ceea ce priveste reducerea si eliminarea deseurilor prin reciclare. 

Gestionarea eficienta a deseurilor la nivelul societatilor comerciale este reprezentata de minimizarea productiei de deseuri si valorificarea acestora prin:

• colectare
• reciclare
• reutilizare

Desi deseurile sunt privite ca fiind daunatoare si o sursa de poluare, daca sunt bine gestionate ele sunt generatoare de beneficii precum reducerea cererii de materie prima (resurse naturale – lemn in cazul maculaturii), economisirea energiei si a reducerea costurilor. 

Principalul scop al economiei ecologice este transformarea deseurilor in resurse reutilizabile  care presupune reducerea cantitatii ambalajelor, gestionarea mai eficienta a materiei prime si a deseurilor reciclabile.

Ce este reciclarea? 

Reciclarea reprezinta procesul prin care deseurile sunt valorificate fiind transformate fie in materie prima secundara pentru productie, fie sunt transformate in obiecte functionale, precum in cazul hartiei si a cartonului. 

Beneficiile reciclarii sunt multiple, iar scopul din spatele legislatiei care prevede colectarea selectiva si reciclarea, sunt beneficiile aduse asupra mediului, a comunitatilor dar si a economiei.

De asemenea, reciclarea este reprezentata de o serie de actiuni desfasurate in scopuri ecologice. Ca in cazul oricarui tip de deseu, partea de reciclare a deseurilor din hartie incepe cu colectarea selectiva a acestora. Asadar, se separa deseurile din hartie si carton care sunt considerate eligibile pentru reciclare, de cele nereciclabile si de celelalte categorii de deseuri.

Beneficiile colectarii si reciclarii:

Prin reciclare se diminueaza depunerea deseurilor in depozite care ajung la supraaglomerare, sau la gropile de gunoi care pe langa imaginea degradanta pe care o ofera comunitatilor, polueaza masiv mediul si pune in pericol sanatatea persoanelor care locuiesc in proximitate. 

De asemenea, prin reciclare, numarul deseurilor ajunse in mediul natural, se diminuaeaza considerabil.

Mai mult decat atat, reciclarea aduce benefecii economice, fiindca productia din materie prima este cu mult  mai costisitoare si consumatoare de energie decat reciclarea.

De asemenea, prin reciclare reducem cererea de materie prima. In cazul hartiei si al cartonului, materia prima este lemnul. Asadar, prin reciclare diminuam defrisarile si fenomenul numit “despadurire” care apare in urma defrisarilor masive si protejam habitatele naturale ale animalelor. Mai mult decat atat, defrisarile in masa afecteaza calitatea solului si a aerului si pun in pericol viata animalelor.

Un alt beneficiu important este legat de protejarea vietuitoarelor subacvatice care este pusa in pericol de reziduurile si deseurile ajunse in ape. 

Asadar reciclarea joaca un rol important in partea de distrugere securizata documente arhiva, fiindca numarul deseurilor de hartie si carton rezultat in urma eliminarii informatiilor de pe suportul de hartie este coplesitor. 

Precum persoanele fizice care sunt onbligate prin lege sa colecteze selectiv deseurile din propria locuinta, la fel si entitatile sunt obligate prin reglementarile legale sa recicleze deseurile produse. 

Dupa distrugerea informatiilor, firmele exerne care ofera astfel de servicii au datoria de a trimite sau de a colabora cu un reciclator pentru ca deseurile sa fie ridicate si transportate spre reciclare. 

Odata ajunse la reciclator, deseurile din hartie si carton sunt sortate pe categorii: hartie de inalta calitate (hartia pentru imprimanta), hartie cu calitate medie, si carton care este catalogat ca avand calitate redusa. 

Dupa aceasta categorisire, urmeaza ca impuritatile sa fie indepartate: capse de metal, legaturi din sfoara, agrafe metalice, sina de la dosar, etc. 

Chiar daca suportul de hartie, dupa eliminarea informatiilor este distrus prin tocare sau fragmentare, procedura care urmeaza este de maruntire a hartiei. Apoi, se adauga apa si alte substante pentru a obtine o pulpa ce se indinte sub forma unei pelicule. Dupa aceasta actiune, urmeaza ca rezultatul sa fie presat pentru a elimina excesul de apa. 

Dupa uscare se obtine hartia in forma pe care o cunoastem noi si cartonul pentru impachetat.

Hartia, desi un material versatil, are limite in ceea ce priveste reciclarea. Este de retinut faptul ca hartia se poate recicla doar pana la 7 ori (hartia de inalta calitate – hartia pentru imprimanta) si de pana la 4 ori (cartonul), apoi isi va pierde din propietati. 

In cazul in care reglementarile legale sunt incalcate, se vor emite sanctiuni cuprinse intre 12000-14000 de lei pentru societatile mijlocii si mari, si sanctiuni de 2500-3000 de lei pentru societatile mici si pentru persoanele fizice.